Training Record Management System 

 

 Deskripsi Pelatihan 

Dengan mengetahui serta memahami Pengelolaan Record Management, diharapkan Good Corporate Governance dalam pengelolaan serta penyelenggaraan administrasi dala organisasi dapat tercipta secara transparan, skuntabilitas dan tata kelola yang baik sesuai dengan azaz-azas pengelolaan berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

Mengapa pemahaman Record Management diperlukan dalam pengelolaan dokumen/arsip?

1. Agar tercipta tertib administrasi,
2. Pengelolaannya dokumen / arsip dapat sesuai dengan prinsip-prinsip kecepatan, ketepapatan dan efisiensi sehingga diharapkan mampu menyajikan dokumen/arsip yang diperlukan oleh manajemen untuk mengambil keputusan dalam mencapai goals yang  telah ditetapkan.

Penyelenggaraan kearsipan dalam pengelolaannya sesuai  dengan  prinsip,   kaidah,   dan  standar  kearsipan sebagaimana dibutuhkan sesuai dengan Undang-Undang No 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan diharapkan dapat menjamin  ketersediaan  informasi dokumen/arsip  yang  autentik  dan  terpercaya, serta menjamin pelindungan kepentingan organisasi/instansi/perusahaan dan mendinamiskan sistem kearsipan.

 

Materi Pelatihan  

PEMAHAMAN RECORDS MANAGEMENT

RECORD MANAGEMENT

Konsep Pengantar Manajemen Kearsipan

• Fungsi dan tanggung jawab administrator dalam membantu manajemen mencapai tujuannya.
• Peranan, urgensi dan fungsi dokumen/arsip dalam adminstrasi kantor sebagai informasi yang harus dikelola dengan baik untuk membantu manajemen dalam mencapai goals yang telah ditetapkan.
• Siklus/Daur Hidup Dokumen/arsip
• Siklus/hidup dokumen/arsip sehingga dapat memahami teknik pengendalian / pengelolaan dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan/istirahat secara berkesinambungan.
• Landasan Hukum Pengelolaan Dokumen/Arsip
• Dasar hukum pengelolaan dokumen/arsip sesuai dengan peraturan yang berkaku mengenai: Definisi, Fungsi, pengorganisasian pengelolaan, penentuan retensi/jangka simpan, tata cara penyusutan dan pemusnahan, alih media dokumen/arsip.

SISTEM PENGELOLAAN DOKUMEN/ ARSIP

• Sistem Pengendalian Surat
• Evaluasi bisnis proses pengendalian yang dilakukan saat ini ditempat kerja.
• Bisnis proses dalam pengendalian surat (pola lama dan pola baru), sehingga dapat membuat pola pengendalian sesuai dengan pola sistem yang tepat, efektif dan efisien.
• Sarana dan prasarana yang dipergunakan dalam pengendalian surat agar lebih efektif dan efisien.
• Sistem Penataan Berkas
• Sistem penataan berkas sehingga tepat dalam menggunakan sistem penataan berkas sesuai dengan karakteristik dokumen/arsip yang dikelola.
• Evaluasi sistem penataan berkas yang dipergunakan saaat ini dengan membandingkan sistem penataan berkas yang ada.
• Penentuan klasifikasi dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam pengendalian dan pengelompokkannya.

RETENTION MANAGEMENT

• Penilaian Dokumen/Arsip.
• Penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip guna mempermudah penentuan masa simpan/retensi dokumen/arsip baik yang akan disimpan atau dimusnahkan.
• Penyusutan Dokumen/Arsip
• Definisi penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip sesuai peraturan yang berlaku baik di Unit Kerja dan Records Centre.
• Tata cara pemindahan dokumen/arsip dari aktif ke in aktif.
• Tata cara pemusnahan dokumen/arsip baik di Unit Kerja dan Records Centre.
• Tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang retensinya dibawah dan diatas 10 tahun.
• Tata cara layanan peminjaman dokumen/arsp yang diperlukan beserta ketentuan-ketentuan yang harus ditetapkan baik di Unit Kerja maupun di Records Centre.

E-FILING SYSTEM

• Definisi E-Filing System
• Bisinis proses pengendalian surat secara elektronik filing system yang digunakan.
• Menu dalam modul e filing system
• Pengisian dalam in put modul-modul yang digunakan dalam elektronik filing system.
• Input Data pada Modul
• In put Master yang terdiri dari : Input Kode Klasifikasi dan Indeks
• Input Surat Masuk dan Surat Keluar.
• Input Dokumen
• Pencarian /Penemuan Dokumen/Arsip
• Pencarian dan Penemuan Surat Masuk dan Surat Keluar yang telah di Input.
• Pencarian dan Penemuan Dokumen yang telah di input.
• Reporting
• Penggunaan Kartu Kendali
• Penggunaan Lembar Disposisi
• Reporting Surat Masuk berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.
• Reporting Surat Keluar berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.
• Reporting Dokumen berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.

Tujuan Dan Manfaat Pelatihan 

1. Urgensi dan peranan dokumen/arsip dalam kegiatan administrasi.
2. Peraturan perundang-undangan pengelolaan dokumen/arsip yang berlaku guna mempertanggungjawabkan tata kelola dokumen/arsip yang telah dilakukan.
3. Siklus/daur hidup dokumen/arsip yang berdampak pada pemahaman pengelololaannya arsip sehingga berkesinambungannya pengelolaan dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan dalam suatu sistem yang terpadu.
4. Bisnis proses pengendalian, pendistribusian surat/dokumen yang efektif dan efisien baik proses secara manual dan proses secara elektronik (e-filing system).
5. Mengetahui dan memahami karakteristik dokumen/arsip yang tercipta sehingga memudahkan dalam menentukan sistem penataan berkas yang tepat, efektif dan efisien dalam pencariannya baik secara manual maupun elektronik (e-filing system).
6. Dokumen/arsip baik penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam penentuan jangka simpan/retensi dokumen/arsip yang tercipta.
7. Tata cara penyusutan pemindahan dokumen/arsip dari arsip aktif ke in aktif yang tercipta di Unit Kerja/Pengolah.
8. Tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang umur/retensi dokumen/arsip di bawah dan di atas 10 tahun sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
9. Penggunaan sarana dan prasarana pengendalian surat dan pengendalian dokumen/arsip secara tetap, efektif, efisien sehingga dapat hemat dan tepat dalam pemakaian sarana dan prasana yang digunakan.

 

Jadwal dan Tempat Pelatihan

Bulan	Minggu I  Bandung	Minggu II  Jakarta	Minggu III  Bandung	MInggu IV  Yogyakarta
Januari	6-8	13-15	20-22	27-29
Februari	3-5	10-12	17-19	24-26
Maret	3-5	10-12	17-19	24-26
April	7-9	14-16	21-23	28-30
Mei	5-7	13-15	19-21	26-28
Juni	2-4	9-11	16-18	23-25
Juli	7-9	14-16	21-23	28-30
Agustus	4-6	11-13	18-20	25-27
September	1-3	8-10	15-17	22-24
Oktober	6-8	13-15	20-22	27-29
November	3-5	10-12	17-19	24-26
Desember	1-3	8-10	15-17	22-24

 

Harga Pelatihan

Offline

• Public Training mulai dari 5.000.000 – 7.000.000 per orang
• Inhouse Training mulai dari 850.000 per orang

Online

• Public Training mulai dari 1.200.000 per orang
• Inhouse Training mulai dari 600.000 per orang

 

Fasilitas Pelatihan

• Sertifikat Pelatihan
• Expert Trainer
• Coffee Break 2x per hari
• Lunch 1x per hari
• Room meeting hotel minimal bintang tiga
• Materi pelatihan dalam bentuk hard copy dan juga soft copy
• ATK
• Backpack exclusive
• Jaket eksklusif (souvenir)
• Dokumentasi
• Laporan Pelatihan
• Pre and Post Test

 

Baca juga : Store, Warehouse & Distribution Management

Instagram kami : https://www.instagram.com/takaartaguna/ 

Views: 5