Proposal Pelatihan E-Filling Management Berbasis ISO 15489

Deskripsi Pelatihan

Pertama-tama, pelatihan E-Filling Management Berbasis ISO 15489 dirancang untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan dokumen elektronik di perusahaan. Oleh karena itu, program ini berfokus pada pentingnya data dan informasi yang akurat serta tepat waktu dalam pengambilan keputusan. Selain itu, di era persaingan yang ketat, aliran data yang cepat dan sistematis menjadi kunci keberhasilan. Sementara itu, penyimpanan berbasis perangkat keras kini dianggap lambat dan kurang kompetitif. Dengan demikian, perusahaan beralih ke sistem pengarsipan elektronik untuk efisiensi.

Selanjutnya, pelatihan ini menekankan pemahaman terhadap jenis dokumen yang mendukung proses bisnis, kebijakan pengelolaan dokumen, serta teknologi yang sesuai. Sebagai contoh, peserta akan mempelajari cara melindungi dokumen secara sistematis, memastikan dokumen dapat dilacak dengan cepat, dan menerapkan perangkat lunak untuk pengendalian dokumen. Oleh karena itu, pelatihan ini sangat relevan bagi perusahaan yang ingin meningkatkan produktivitas melalui manajemen dokumen berbasis ISO 15489.

Materi Pelatihan

Untuk memulai, pelatihan ini mencakup topik-topik berikut yang mendukung pengelolaan dokumen elektronik:

1. Introduction: Document and Business Process

   • Misalnya, hubungan dokumen dengan alur proses bisnis.

   • Selain itu, pentingnya pemahaman awal tentang dokumen.

2. Manajemen Arsip Dinamis: Scope of Work

   • Selanjutnya, ruang lingkup pengelolaan arsip dinamis.

   • Di samping itu, langkah awal dalam pengarsipan.

3. Assessment: Masalah Pengarsipan Setiap Departemen

   • Sebagai contoh, identifikasi masalah pengarsipan.

   • Oleh karena itu, solusi dapat dirancang sesuai kebutuhan.

4. Pemahaman Business Process dan Document Control

   • Pertama, proses bisnis yang memengaruhi dokumen.

   • Kemudian, teknik pengendalian dokumen yang efektif.

5. Document and Record Management (DRM)

   • Sementara itu, dasar-dasar DRM sesuai standar.

   • Selanjutnya, penerapannya dalam lingkungan kerja.

6. Metodologi Record Management

   • Sebagai tambahan, metode pengelolaan rekaman.

   • Dengan demikian, dokumen lebih terorganisir.

7. Penetapan Policy: Responsibilities and Authorities – DRM Menurut ISO 15489:2001 dan ISO 9001:2000

   • Misalnya, kebijakan DRM berbasis ISO.

   • Selain itu, penetapan tanggung jawab dan otoritas.

8. Document and Record Classification System

   • Pertama-tama, sistem klasifikasi dokumen.

   • Kemudian, cara mengelompokkan rekaman secara efektif.

9. Access System: Direct System, Indirect System

   • Lebih lanjut, sistem akses dokumen langsung dan tidak langsung.

   • Oleh karena itu, efisiensi akses dapat ditingkatkan.

10. Developing the System

    • Sementara itu, pengembangan sistem pengarsipan.

    • Selanjutnya, langkah-langkah implementasinya.

11. Document and Record Design System

    • Sebagai contoh, desain sistem dokumen.

    • Selain itu, penyesuaian dengan kebutuhan perusahaan.

12. Pengendalian Dokumen

    • Pertama, teknik pengendalian dokumen elektronik.

    • Kemudian, cara memastikan keamanan dokumen.

13. Document Appraisal

    • Lebih lanjut, penilaian dokumen untuk keperluan arsip.

    • Dengan demikian, dokumen penting dapat diprioritaskan.

14. Penetapan Retention Period, Disposition, and Destruction

    • Misalnya, penentuan masa retensi dokumen.

    • Selain itu, prosedur penghapusan dokumen.

15. Softcopy Record Center Development

    • Selanjutnya, pengembangan pusat rekaman softcopy.

    • Di samping itu, keuntungan sistem berbasis elektronik.

16. Sarana Pemberkasan Softcopy – Elektronik

    • Sebagai tambahan, sarana untuk pengarsipan elektronik.

    • Oleh karena itu, efisiensi penyimpanan meningkat.

17. Alih Media dan Tahapannya

    • Sementara itu, proses alih media dari fisik ke elektronik.

    • Selanjutnya, tahapan pelaksanaannya.

18. Manajemen File: Kebijakan Proteksi, Otorisasi, Akses

    • Sebagai contoh, kebijakan proteksi file elektronik.

    • Selain itu, pengaturan otorisasi dan akses.

19. EDMS (Electronic Document Management System) Component

    • Pertama-tama, komponen utama EDMS.

    • Kemudian, fungsi masing-masing komponen.

20. Document Capture

    • Lebih lanjut, teknik pengambilan dokumen.

    • Dengan demikian, dokumen dapat diarsipkan secara digital.

21. Scanning Types and Processing

    • Misalnya, jenis dan proses pemindaian dokumen.

    • Selain itu, langkah-langkah pengolahannya.

22. Metadata: Indexing, Archiving, Retrieval

    • Selanjutnya, penggunaan metadata untuk pengarsipan.

    • Di samping itu, teknik pengindeksan dan pengambilan dokumen.

23. Document Management

    • Sebagai tambahan, manajemen dokumen secara menyeluruh.

    • Oleh karena itu, dokumen lebih mudah dikelola.

24. Document Controls

    • Sementara itu, kontrol dokumen untuk keamanan.

    • Selanjutnya, cara mencegah kebocoran data.

25. Forms Management

    • Sebagai contoh, pengelolaan formulir dalam sistem.

    • Selain itu, efisiensi dalam penggunaan formulir.

26. Distribution and Browsing

    • Pertama, distribusi dokumen dalam sistem elektronik.

    • Kemudian, kemudahan browsing dokumen.

27. Memilih Teknologi EDMS Tepat Guna

    • Lebih lanjut, kriteria pemilihan teknologi EDMS.

    • Dengan demikian, teknologi sesuai kebutuhan perusahaan.

28. Pilihan Teknologi yang Tersedia

    • Misalnya, jenis teknologi EDMS yang ada.

    • Selain itu, kelebihan dan kekurangan masing-masing.

29. Type of Documentation System

    • Selanjutnya, tipe sistem dokumentasi yang umum.

    • Di samping itu, cara memilih sistem yang tepat.

30. Choosing The Right Products

    • Terakhir, panduan memilih produk EDMS terbaik.

    • Dengan demikian, investasi teknologi lebih efektif.

Tujuan dan Manfaat Pelatihan

Di samping itu, pelatihan ini memiliki tujuan dan manfaat yang jelas, antara lain:

• Pertama, memahami metode klasifikasi dalam sistem pengarsipan elektronik.

• Kedua, mampu mengoperasikan peralatan elektronik untuk mendukung pengarsipan.

• Selanjutnya, memahami jenis sistem pembuatan indeks dalam pengarsipan.

• Sementara itu, peserta akan terlatih membangun sistem pengarsipan terpusat dan terdesentralisasi.

• Lebih lanjut, memahami keuntungan serta kerugian dari kedua sistem tersebut.

• Selain itu, meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen perusahaan.

• Akhirnya, peserta dapat menerapkan standar ISO 15489 untuk pengarsipan yang lebih baik.

Jadwal dan Tempat Pelatihan

Harga Pelatihan

Offline

• Public Training mulai dari 5.000.000 – 7.000.000 per orang
• Inhouse Training mulai dari 850.000 per orang

Online

• Public Training mulai dari 1.200.000 per orang
• Inhouse Training mulai dari 600.000 per orang

Fasilitas Pelatihan

• Sertifikat Pelatihan
• Expert Trainer
• Coffee Break 2x per hari
• Lunch 1x per hari
• Room meeting hotel minimal bintang tiga
• Materi pelatihan dalam bentuk hard copy dan juga soft copy
• ATK
• Backpack exclusive
• Jaket eksklusif (souvenir)
• Dokumentasi
• Laporan Pelatihan
• Pre and Post Test

Baca juga : MODERN OFFICE ADMINISTRATION AND FILLING SYSTEM

Instagram kami : https://www.instagram.com/takaartaguna/

Views: 4