Pelatihan Electronic Filing Implementation: Optimalkan Tata Kelola Arsip Digital

Deskripsi Pelatihan

Pelatihan Electronic Filing Implementation dirancang untuk membantu organisasi mengelola dokumen arsip secara efisien, baik dalam bentuk hard copy maupun digital. Saat ini, banyak organisasi, baik bisnis maupun non-bisnis, masih menghadapi tantangan dalam tata kelola arsip. Akibatnya, ketika dokumen arsip terus bertambah, pengelolaannya menjadi tidak terkendali. Terlebih lagi, saat menghadapi external audit ISO, organisasi sering kali menemukan temuan yang merugikan. Oleh karena itu, pelatihan ini hadir untuk memberikan solusi praktis.

Dengan demikian, pelatihan ini memperkenalkan metode document control and filing system yang dapat diterapkan oleh setiap staf administrasi di departemen masing-masing. Selain itu, peserta akan mempelajari cara melacak riwayat dokumen, baik hard document maupun soft document, lengkap dengan statusnya (aktif atau inaktif) dan lokasi penyimpanan fisik. Sebagai hasilnya, dokumen dapat diakses dengan cepat, tepat, dan efisien sesuai regulasi kearsipan di Indonesia serta standar ISO 9001:2008.

Lebih lanjut, pelatihan ini mengajarkan cara membuat Document Searching Process yang cepat dan Summary of Document Road Map menggunakan Microsoft Excel (2007/2010/2013). Jadi, peserta tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk software Electronic Filing berlisensi. Sebaliknya, Excel memungkinkan solusi yang fleksibel dan dapat disesuaikan kebutuhan. Setelah sistem Excel terbentuk, organisasi dapat dengan mudah mengintegrasikannya ke dalam aplikasi Electronic Filing tingkat lanjut. Dengan kata lain, pelatihan ini adalah langkah awal menuju digitalisasi arsip yang terjangkau dan efektif.

Materi Pelatihan

Untuk memastikan pemahaman yang komprehensif, pelatihan ini mencakup materi berikut:

1. Tugas dan Tanggung Jawab Document Controller
   Pertama-tama, memahami peran dan tanggung jawab pengelola dokumen.

2. Tugas dan Tanggung Jawab Records Controller
   Selanjutnya, mempelajari pengelolaan rekaman arsip.

3. Pengendalian Dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
   Kemudian, teknik pengendalian dokumen sesuai standar ISO.

4. Pengendalian Rekaman Mutu ISO 9001:2008
   Berikutnya, memahami pengelolaan rekaman mutu.

5. Pokok-Pokok Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
   Sebagai contoh, mempelajari regulasi kearsipan di Indonesia, termasuk:

   • Arsip Dinamis

   • Arsip Aktif

   • Arsip Inaktif

   • Arsip Vital

   • Arsip Statis

   • Unit Pengolah

   • Unit Kearsipan

   • Jadwal Retensi Arsip

   • Penyusutan Arsip

   • Pemeliharaan Arsip

   • Penggunaan Arsip

   • Pemberkasan

   • Retensi Arsip

6. Model Siklus Hidup Tata Kelola Arsip
   Selain itu, memahami siklus hidup dokumen arsip.

7. Records Management System (RMS)
   Lebih lanjut, mempelajari sistem manajemen rekaman.

8. Model Records Continuous untuk Manajemen Arsip Elektronik
   Setelah itu, teknik manajemen arsip elektronik yang berkelanjutan.

9. Electronic Filing System (EFS)
   Karena itu, memahami sistem pengarsipan elektronik, termasuk:

   • Scanning dokumen dengan metode OCR

   • Menambahkan teks pada dokumen digital

   • Memasukkan digital assign ke dokumen digital

   • Membuat otentifikasi dokumen dengan watermark

   • Membuat proteksi pada dokumen digital

   • Faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi EFS

10. Pembuatan Aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013
    Terakhir, langkah praktis membuat sistem EFS menggunakan Excel, meliputi:

    • Membuat setup database master filing dengan formula dan tools

    • Memasukkan data ke database master filing

    • Membuat form incoming letter dengan pengisian tanggal otomatis

    • Memasukkan data document incoming letter

    • Membuat form outgoing letter dengan pengisian tanggal otomatis

    • Memasukkan data document outgoing letter

    • Melakukan Document Searching Process untuk incoming letter berdasarkan periode, nama, dan departemen

    • Melakukan Document Searching Process untuk outgoing letter berdasarkan periode, nama, dan departemen

    • Membuat Summary of Document Road Map untuk incoming letter hingga jadwal retensi

    • Membuat Summary of Document Road Map untuk outgoing letter hingga jadwal retensi

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami tugas dan tanggung jawab document dan records controller.

• Menguasai pengendalian dokumen dan rekaman mutu ISO 9001:2008.

• Mengetahui pokok-pokok Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

• Menerapkan model siklus hidup tata kelola arsip.

• Mengoperasikan Records Management System (RMS).

• Memahami model records continuous untuk arsip elektronik.

• Membangun Electronic Filing System (EFS) menggunakan Excel 2007/2010/2013.

• Melakukan Document Searching Process secara cepat dan akurat.

• Menyusun Summary of Document Road Map untuk analisis dokumen.

Dengan demikian, peserta akan memiliki keterampilan praktis untuk mengelola arsip secara efisien. Sebagai hasilnya, organisasi dapat meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi dan standar ISO.