Pelatihan Modern Office Administration and Filing System

Deskripsi Pelatihan

Administrasi perkantoran modern sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi. Menurut Quible (2001), administrasi perkantoran mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, dan pengendalian tugas kantor. Oleh karena itu, pengelolaan kantor yang sesuai dengan perkembangan zaman menjadi kebutuhan utama. Terutama, kantor berfungsi sebagai pusat administrasi di instansi pemerintah maupun perusahaan swasta.

Pelatihan ini dirancang untuk membekali karyawan dengan keterampilan terkini. Misalnya, peserta akan mempelajari pengelolaan informasi, mulai dari pengumpulan, pencatatan, penggandaan, hingga penyimpanan data. Selain itu, pelatihan ini mencakup pelayanan tata usaha yang profesional. Dengan demikian, pelatihan ini sangat cocok bagi office manager, staf administrasi, dan sekretaris. Selanjutnya, pelatihan ini membantu mereka meningkatkan profesionalisme serta beradaptasi dengan tuntutan bisnis global.

Dengan mengikuti pelatihan ini, peserta akan lebih siap menghadapi lingkungan bisnis yang dinamis. Sebagai hasilnya, mereka dapat mendukung tujuan organisasi secara lebih efektif.

Tujuan Pelatihan

Pelatihan ini bertujuan untuk:

1. Memahami aktivitas inti administrasi perkantoran modern.
2. Mengelola data dan arsip secara konvensional maupun elektronik.
3. Menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk kelancaran operasional.
4. Menguasai teknik administrasi berbasis teknologi informasi.
5. Meningkatkan manajemen waktu dalam tugas administrasi.

Materi Pelatihan

Berikut adalah materi yang akan dibahas:

1. Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran Modern
   • Pengertian dan ruang lingkup administrasi perkantoran.
   • Tujuan serta karakteristik administrasi modern.
   • Sebagai contoh, bagaimana kantor modern meningkatkan efisiensi.
2. Perencanaan dan Pengorganisasian Kegiatan Kantor
   • Prinsip manajemen perkantoran.
   • Selain itu, struktur organisasi kantor yang efektif.
3. Tata Ruang Kantor
   • Pengertian, tujuan, dan juga jenis tata ruang kantor.
   • Prinsip 5R: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin.
   • Misalnya, tata letak fasilitas untuk produktivitas.
4. Korespondensi
   • Jenis, ciri, dan format surat resmi.
   • Teknik pengelolaan surat masuk dan juga keluar.
   • Dengan kata lain, menyusun surat secara profesional.
5. Pelayanan Telepon
   • Teknik menerima dan melakukan panggilan.
   • Selanjutnya, pencatatan pesan dan menghindari kesalahan.
6. Pelayanan Tamu
   • Persyaratan penerima tamu.
   • Serta, pencatatan identitas dan juga pelayanan ramah.
7. Dokumentasi dan Pengarsipan
   • Jenis, tujuan, dan pengelolaan arsip.
   • Klasifikasi, pengkodean, dan penyusutan arsip.
   • Sebagai tambahan, pengelolaan arsip elektronik.
8. Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
   • Pentingnya SOP dalam operasional kantor.
   • Selain itu, teknik penyusunan SOP yang efektif.
9. Pengelolaan Inventarisasi
   • Pelaksanaan inventarisasi dan mutasi barang.
   • Serta, pelabelan dan penghapusan barang.
10. Pengelolaan Waktu yang Efektif
    • Pentingnya manajemen waktu.
    • Teknik prioritas, delegasi, dan asertivitas.
    • Sebagai contoh, mengelola rapat dan notulen.
11. Otomatisasi Administrasi Perkantoran
    • Dampak otomatisasi terhadap efisiensi.
    • Selanjutnya, aplikasi teknologi administrasi.
12. Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
    • Perangkat lunak dan arsip elektronik.
    • Manajemen basis data, LAN, intranet, dan internet.
    • Dengan demikian, teknologi menjadi tulang punggung kantor modern.