Training Document Management System
Deskripsi Umum
Training Document Management System (DMS) adalah program pelatihan yang dirancang untuk membekali peserta dengan pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola dokumen secara digital menggunakan sistem manajemen dokumen. Pelatihan ini berfokus pada implementasi, pengelolaan, dan optimalisasi DMS untuk meningkatkan efisiensi, keamanan, dan aksesibilitas dokumen dalam suatu organisasi. Training ini relevan untuk perusahaan yang ingin mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik, mematuhi regulasi, dan meningkatkan produktivitas, termasuk dalam konteks operasional seperti ekspor-impor yang membutuhkan pengelolaan dokumen yang akurat dan cepat.
Tujuan Pelatihan
- Memahami Konsep DMS: Memberikan pemahaman tentang prinsip dan manfaat sistem manajemen dokumen dalam pengelolaan informasi.
- Optimalisasi Pengelolaan Dokumen: Mengajarkan cara mengelola dokumen secara digital untuk mengurangi waktu pencarian, duplikasi, dan kesalahan.
- Kepatuhan Regulasi: Memastikan peserta memahami cara menggunakan DMS untuk memenuhi standar kepatuhan, seperti ISO 9001 atau regulasi perdagangan internasional.
- Keamanan Data: Membekali peserta dengan keterampilan untuk melindungi dokumen sensitif melalui pengaturan akses, enkripsi, dan audit trail.
- Efisiensi Operasional: Meningkatkan produktivitas dengan otomatisasi proses dokumen, seperti alur kerja (workflow) dan integrasi dengan sistem lain.
- Adopsi Teknologi: Memperkenalkan peserta pada perangkat lunak DMS modern dan cara mengimplementasikannya dalam operasional perusahaan.
Materi Pelatihan
- Pengenalan Document Management System
- Definisi dan fungsi DMS dalam pengelolaan dokumen.
- Perbedaan antara pengelolaan dokumen fisik dan digital.
- Manfaat DMS (efisiensi, penghematan biaya, kepatuhan, dan aksesibilitas).
- Komponen dan Fitur DMS
- Penyimpanan dokumen (cloud-based vs. on-premise).
- Fitur utama: pengindeksan, pencarian, versioning, dan pengaturan akses.
- Integrasi dengan sistem lain (ERP, CRM, atau aplikasi bisnis).
- Implementasi DMS
- Langkah-langkah penerapan DMS: analisis kebutuhan, pemilihan perangkat lunak, dan migrasi data.
- Pengelolaan metadata untuk mempermudah pencarian dokumen.
- Penyusunan alur kerja (workflow) untuk otomatisasi proses, seperti persetujuan dokumen.
- Keamanan dan Kepatuhan
- Pengaturan hak akses dan otorisasi pengguna.
- Enkripsi dan perlindungan data untuk dokumen sensitif.
- Kepatuhan terhadap regulasi, seperti GDPR, ISO 9001, atau standar perdagangan internasional.
- Pengelolaan Dokumen dalam Ekspor-Impor
- Pengelolaan dokumen perdagangan (invoice, packing list, bill of lading, sertifikat asal).
- Digitalisasi dokumen untuk kepatuhan bea cukai dan efisiensi logistik.
- Pelacakan status dokumen dalam rantai pasok global.
- Penggunaan Perangkat Lunak DMS
- Pengenalan perangkat lunak populer (misalnya, SharePoint, DocuWare, atau M-Files).
- Latihan praktik: upload, pengindeksan, pencarian, dan pengelolaan dokumen.
- Otomatisasi alur kerja untuk proses bisnis tertentu.
- Audit dan Pemeliharaan DMS
- Teknik audit dokumen untuk memastikan akurasi dan kepatuhan.
- Pemeliharaan sistem: pembaruan perangkat lunak dan cadangan data.
- Penanganan masalah umum, seperti kehilangan data atau kesalahan sistem.
- Studi Kasus dan Praktik
- Simulasi implementasi DMS dalam skenario bisnis nyata.
- Analisis kasus kegagalan pengelolaan dokumen dan solusinya.
- Latihan konfigurasi sistem DMS untuk kebutuhan spesifik (misalnya, ekspor-impor).
Jadwal dan Tempat Pelatihan
| Bulan | Minggu I
Bandung |
Minggu II
Jakarta |
Minggu III
Bandung |
MInggu IV
Yogyakarta |
| Januari | 6-8 | 13-15 | 20-22 | 27-29 |
| Februari | 3-5 | 10-12 | 17-19 | 24-26 |
| Maret | 3-5 | 10-12 | 17-19 | 24-26 |
| April | 7-9 | 14-16 | 21-23 | 28-30 |
| Mei | 5-7 | 13-15 | 19-21 | 26-28 |
| Juni | 2-4 | 9-11 | 16-18 | 23-25 |
| Juli | 7-9 | 14-16 | 21-23 | 28-30 |
| Agustus | 4-6 | 11-13 | 18-20 | 25-27 |
| September | 1-3 | 8-10 | 15-17 | 22-24 |
| Oktober | 6-8 | 13-15 | 20-22 | 27-29 |
| November | 3-5 | 10-12 | 17-19 | 24-26 |
| Desember | 1-3 | 8-10 | 15-17 | 22-24 |
Harga Pelatihan
Offline
- Public Training mulai dari 5.000.000 – 7.000.000 per orang
- Inhouse Training mulai dari 850.000 per orang
Online
- Public Training mulai dari 1.200.000 per orang
- Inhouse Training mulai dari 600.000 per orang
Fasilitas Pelatihan
- Sertifikat Pelatihan
- Expert Trainer
- Coffee Break 2x per hari
- Lunch 1x per hari
- Room meeting hotel minimal bintang tiga
- Materi pelatihan dalam bentuk hard copy dan juga soft copy
- ATK
- Backpack exclusive
- Jaket eksklusif (souvenir)
- Dokumentasi
- Laporan Pelatihan
- Pre and Post Test
Baca juga : Pelatihan Inventory Management
Instagram kami : https://www.instagram.com/takaartaguna/
Views: 9