Training Electronic Filing Implementation

 

Deskripsi Pelatihan 

Training ini akan memberikan Knowledge, Soft Skill dan Hard Skill kepada Anda bagaimana caranya membuat dan melakukan Document Searching Process secara cepat dan tepat, bagaimana membuat Summary of Document Road Map baik Document Incoming ataupun Outgoing untuk keperluan document analysis dengan menggunakan aplikasi Excel 2007, Excel 2010 atau Excel 2013. Anda tidak perlu membeli aplikasi software Electronic Filing terlebih dahulu pada tahap awal penerapannya untuk setiap departemen, karena selain memakan biaya yang cukup mahal (biaya license software dan hak paten), juga terbatas pada jumlah user yang diinstall oleh software tersebut dan juga tidak bisa di-customize sesuai kebutuhan Anda. Dengan Excel semua hal tersebut dipastikan tidak ada. Jika perusahaan Anda sudah establish dengan penggunaan aplikasi Excel dalam penerapan filing system dan document control-nya pada setiap departemennya, sehingga terciptalah database-database digital, maka akan sangat mudah dibuatkan ke dalam aplikasi software  Electronic Filing yang terintegrasi databasenya untuk kebutuhan tingkat lanjut.

 Materi Pelatihan  

1. Tugas dan tanggung jawab Document Controller.
2. Tugas dan tanggung jawab Records Controller.
3. Pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
4. Pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008.
5. Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
   • Arsip Dinamis
   • Arsip Aktif
   • Arsip Inaktif
   • Arsip Vital
   • Arsip Statis
   • Unit Pengolah
   • Unit Kearsipan
   • Jadwal Retensi Arsip
   • Penyusutan Arsip
   • Pemeliharaan Arsip
   • Penggunaan Arsip
   • Pemberkasan
   • Retensi Arsip
6. Model siklus hidup tata kelola arsip.
7. Records Management System (RMS).
8. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
9. Electronic filing system (EFS).
   • Scanning document dengan OCR method.
   • Menambahkan teks pada dokumen digital
   • Memasukan digital assign ke dalam dokumen digital.
   • Membuat otentifikasi dokumen dengan metode watermark.
   • Membuat proteksi pada dokumen digital yang sudah diberikan otentifikasinya.
   • Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi Electronic Filing System.
10. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013.
    • Membuat setup database master filing dengan menggunakan formula, function and tools.
    • Memasukkan data setup data base master filing.
    • Membuat setup pengisian data pada form incoming letter.
    • Memasukan data document incoming letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis.
    • Membuat setup pengisian data pada form outgoing letter.
    • Memasukan data document outgoing letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis.
    • Melakukan Document Searching Process pada form incoming letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan departemen penerima, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
    • Melakukan Document Searching Process pada form outgoing letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan departemen pengirim, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.

Tujuan Dan Manfaat Pelatihan 

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk :

• Mengetahui tugas dan tanggung jawab document & records controller.
• Mengetahui pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
• Mengetahui pengendalian rekaman mutu iso 9001:2008.
• Mengetahui Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
• Memahami Model siklus hidup tata kelola arsip.
• Memahami Records management system (RMS).
• Memahami model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
• Memahami Electronic Filing System (EFS).
• Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan software Microsot Excel 2007/2010/2013.

 

Jadwal dan Tempat Pelatihan

Bulan	Minggu I  Bandung	Minggu II  Jakarta	Minggu III  Bandung	MInggu IV  Yogyakarta
Januari	6-8	13-15	20-22	27-29
Februari	3-5	10-12	17-19	24-26
Maret	3-5	10-12	17-19	24-26
April	7-9	14-16	21-23	28-30
Mei	5-7	13-15	19-21	26-28
Juni	2-4	9-11	16-18	23-25
Juli	7-9	14-16	21-23	28-30
Agustus	4-6	11-13	18-20	25-27
September	1-3	8-10	15-17	22-24
Oktober	6-8	13-15	20-22	27-29
November	3-5	10-12	17-19	24-26
Desember	1-3	8-10	15-17	22-24

 

Harga Pelatihan

Offline

• Public Training mulai dari 5.000.000 – 7.000.000 per orang
• Inhouse Training mulai dari 850.000 per orang

Online

• Public Training mulai dari 1.200.000 per orang
• Inhouse Training mulai dari 600.000 per orang

 

Fasilitas Pelatihan

• Sertifikat Pelatihan
• Expert Trainer
• Coffee Break 2x per hari
• Lunch 1x per hari
• Room meeting hotel minimal bintang tiga
• Materi pelatihan dalam bentuk hard copy dan juga soft copy
• ATK
• Backpack exclusive
• Jaket eksklusif (souvenir)
• Dokumentasi
• Laporan Pelatihan
• Pre and Post Test

 

Baca juga : Training Pengelolaan kearsipan berbasis TIK

Instagram kami : https://www.instagram.com/takaartaguna/ 

Views: 1