Training Office Management (Filing Document System)
Deskripsi Pelatihan
Training Office Management dengan fokus pada Filing Document System adalah program pelatihan yang dirancang untuk membekali peserta dengan pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola, mengatur, dan menyimpan dokumen secara efektif dan efisien di lingkungan perkantoran. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kantor melalui sistem pengarsipan yang terstruktur, mudah diakses, dan sesuai dengan standar manajemen dokumen. Training ini mencakup teori, praktik, dan penerapan teknologi untuk mendukung pengelolaan dokumen, baik dalam format fisik maupun digital.
Materi Pelatihan
- Dasar-Dasar Manajemen Pengarsipan:
- Pengertian dan pentingnya sistem pengarsipan dalam manajemen kantor.
- Jenis-jenis dokumen: dokumen aktif, inaktif, vital, dan arsip historis.
- Prinsip pengarsipan: efisiensi, aksesibilitas, keamanan, dan kepatuhan terhadap regulasi.
- Sistem Pengarsipan:
- Sistem Manual:
- Metode pengarsipan berdasarkan abjad, nomor, tanggal, atau subjek.
- Penggunaan alat bantu seperti folder, lemari arsip, dan label.
- Tata cara penyusunan dan pengelompokan dokumen fisik.
- Sistem Digital:
- Pengenalan perangkat lunak manajemen dokumen (Document Management System/DMS) seperti Microsoft SharePoint, Google Drive, atau aplikasi khusus.
- Teknik pengarsipan elektronik: penamaan file, struktur folder, dan metadata.
- Pengelolaan dokumen berbasis cloud dan backup data.
- Sistem Manual:
- Prosedur Pengarsipan:
- Langkah-langkah pengarsipan: pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, dan pengambilan dokumen.
- Pengkodean dokumen untuk memudahkan pelacakan.
- Penyusutan arsip: identifikasi dokumen yang perlu disimpan, dipindahkan, atau dimusnahkan sesuai retensi.
- Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen:
- Pengelolaan akses dokumen: hak akses pengguna, kata sandi, dan enkripsi.
- Perlindungan dokumen sensitif dari kehilangan, kerusakan, atau kebocoran.
- Kepatuhan terhadap regulasi, seperti UU Keterbukaan Informasi atau standar ISO 15489 (Records Management).
- Teknologi dalam Pengarsipan:
- Penggunaan alat pemindai (scanner) untuk digitalisasi dokumen.
- Integrasi dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) atau aplikasi kantor lainnya.
- Otomatisasi pengarsipan untuk meningkatkan efisiensi.
- Praktik dan Studi Kasus:
- Simulasi pengarsipan dokumen fisik dan digital.
- Penanganan masalah umum, seperti dokumen hilang, duplikasi, atau arsip yang tidak terorganisir.
- Latihan membuat struktur pengarsipan untuk kebutuhan kantor tertentu.
Tujuan Pelatihan
- Pemahaman Sistem Pengarsipan: Peserta memahami konsep dasar, jenis, dan pentingnya sistem pengarsipan dalam mendukung operasional kantor.
- Keterampilan Pengelolaan Dokumen: Peserta mampu mengelola dokumen secara sistematis, baik dalam format fisik maupun digital, untuk memudahkan akses dan pengambilan.
- Efisiensi Operasional: Peserta dapat menerapkan sistem pengarsipan yang mengurangi waktu pencarian dokumen dan meningkatkan produktivitas kantor.
- Kepatuhan dan Keamanan: Peserta memahami cara menjaga kerahasiaan dokumen dan mematuhi regulasi terkait pengelolaan arsip.
- Pemanfaatan Teknologi: Peserta terampil menggunakan alat dan perangkat lunak modern untuk pengarsipan digital, termasuk digitalisasi dan otomatisasi.
- Pemecahan Masalah: Peserta mampu mengatasi tantangan pengarsipan, seperti dokumen yang tidak terorganisir atau kehilangan data.
Jadwal dan Tempat Pelatihan
| Bulan | Minggu I
Bandung |
Minggu II
Jakarta |
Minggu III
Bandung |
MInggu IV
Yogyakarta |
| Januari | 6-8 | 13-15 | 20-22 | 27-29 |
| Februari | 3-5 | 10-12 | 17-19 | 24-26 |
| Maret | 3-5 | 10-12 | 17-19 | 24-26 |
| April | 7-9 | 14-16 | 21-23 | 28-30 |
| Mei | 5-7 | 13-15 | 19-21 | 26-28 |
| Juni | 2-4 | 9-11 | 16-18 | 23-25 |
| Juli | 7-9 | 14-16 | 21-23 | 28-30 |
| Agustus | 4-6 | 11-13 | 18-20 | 25-27 |
| September | 1-3 | 8-10 | 15-17 | 22-24 |
| Oktober | 6-8 | 13-15 | 20-22 | 27-29 |
| November | 3-5 | 10-12 | 17-19 | 24-26 |
| Desember | 1-3 | 8-10 | 15-17 | 22-24 |
Harga Pelatihan
Offline
- Public Training mulai dari 5.000.000 – 7.000.000 per orang
- Inhouse Training mulai dari 850.000 per orang
Online
- Public Training mulai dari 1.200.000 per orang
- Inhouse Training mulai dari 600.000 per orang
Fasilitas Pelatihan
- Sertifikat Pelatihan
- Expert Trainer
- Coffee Break 2x per hari
- Lunch 1x per hari
- Room meeting hotel minimal bintang tiga
- Materi pelatihan dalam bentuk hard copy dan juga soft copy
- ATK
- Backpack exclusive
- Jaket eksklusif (souvenir)
- Dokumentasi
- Laporan Pelatihan
- Pre and Post Test
Baca juga : Training Sewage Treatment Plant (STP) Operation
Instagram Kami : https://www.instagram.com/takaartaguna/
Views: 2